Vacature

Medewerker Donateursservice (32-40 uur)

Ben jij de servicegerichte en nauwkeurige aanpakker die precies weet hoe je een telefoontje of mailtje vertaalt naar een langdurige band met onze donateurs? Bij Stichting Vluchteling zoeken we een Medewerker Donateursservices die onze achterban de beste ervaring geeft. Jij krijgt oprechte energie van elk contactmoment; of het nu een bedankje is of een kritische vraag, jij staat onze donateurs met plezier te woord.

Als de belangrijkste schakel tussen de achterban en het kantoor, ben jij de stem van onze donateurs binnen de organisatie. Je luistert niet alleen, maar deelt hun feedback en signalen proactief met de juiste collega’s. Zo zorg jij dat onze donateurs zich niet alleen gehoord voelen, maar dat hun stem ook daadwerkelijk bijdraagt aan het verbeteren van ons werk. Natuurlijk zorg je er ondertussen voor dat elke wijziging in het CRM-systeem tot in de puntjes klopt.

Wie zijn wij?
Stichting Vluchteling biedt noodhulp aan mensen op de vlucht voor oorlog, conflict en onderdrukking. Samen met onze lokale en internationale partners springen we gelijk in actie bij acute nood en zorgen we voor onderdak, water, voedsel en medische zorg. In Nederland geeft Stichting Vluchteling voorlichting aan het publiek over de situatie van mensen op de vlucht en onze noodhulpverlening. 150.000 donateurs ondersteunen het werk van Stichting Vluchteling. Ons kantoor is gevestigd in Den Haag, waar wij met ongeveer 50 bevlogen medewerkers werken binnen vier teams: Fondsenwerving, Communicatie, Programma’s en Beleid en Interne Bedrijfsvoering.

Team Fondsenwerving
Het Team Fondsenwerving zorgt er kortgezegd voor dat Stichting Vluchteling gelden binnenkrijgt via donaties, giften en nalatenschappen. Het team bestaat uit een Data & CRM team, een team met campagnespecialisten (zowel on- als offline), relatiemanagers, een Face-to-Face en telemarketing team en een team Donateursengagement. Het totale team wordt aangestuurd door het hoofd Fondsenwerving.

Jouw missie
Jij bent de bewaker van onze donateurstevredenheid, zorgt ervoor dat onze administratie klopt en gevoelige persoonsgegevens beschermd worden. Jouw missie? Dat onze klanten bij het neerleggen van hun telefoon, of bij het sluiten van een e-mail, ervan overtuigd zijn dat hun vraag, verzoek of donatie op een integere en respectvolle manier is afgehandeld.

Door jouw snelle en persoonlijke afhandeling van vragen via e-mail, telefoon en sociale media zorg je dat iedere donateur direct de waarde van hun steun ervaart. Je verwerkt data en donatieovereenkomsten met uiterste precisie in ons CRM-systeem en zorgt ervoor dat onze database het betrouwbare fundament is voor al onze campagnes.

Wat ga je doen?
Je komt te werken in een hecht team van professionals op de afdeling Fondsenwerving. Als hét aanspreekpunt van onze donateurs ben jij de ogen en oren voor je collega’s over alles wat er onder onze achterban leeft.

• Relatiebeheer: Je onderhoudt contacten met donateurs per telefoon, e-mail en post en daarnaast bewaak de kwaliteit van gesprekken die door externe bureaus worden gevoerd. Om vragen goed te kunnen beantwoorden houd je jezelf goed op de hoogte van de activiteiten en ontwikkelingen binnen de organisatie.
• Data-beheer: Je zorgt ervoor dat klantcontacten, wijzigingen en nieuwe machtigingen direct en foutloos worden verwerkt in ons CRM-systeem (Salesforce).
• Privacy & Kwaliteit: Je bent de bewaker van onze data-integriteit. Je werkt nauwkeurig volgens de AVG-richtlijnen en zorgt dat de privacy van onze donateurs altijd gewaarborgd blijft. Je signaleert proactief waar processen veiliger of beter kunnen en deelt deze kennis met het team.
• Ondersteuning: Je ondersteunt bij administratieve werkzaamheden en helpt bij het organiseren van kleine donateursbijeenkomsten.

Wat verwachten wij van jou?

• Ervaring in klantcontact: Je hebt aantoonbare ervaring in een klantenservice-omgeving of een vergelijkbare front-office rol. Je weet hoe je gesprekken structureert, klantvragen effectief afhandelt en de rust bewaart tijdens piekmomenten.
• Digitale vaardigheid: Je bent ‘handig’ met computers. Of het nu gaat om Word, Outlook of een CRM-systeem (zoals Salesforce of Microsoft Dynamics); jij vindt snel je weg en werkt foutloos.
• Privacy-bewust (AVG): Je begrijpt het belang van gegevensbescherming. Kennis van de AVG-richtlijnen is een grote plus, maar vooral jouw vermogen om altijd discreet en volgens de regels te werken is essentieel.
• Beheer van informatie: Je hebt ervaring (of duidelijke affiniteit) met het nauwkeurig bijhouden van klantgegevens en administratieve processen.

Persoonlijke skills

• Empathisch & servicegericht: Je kunt je goed verplaatsen in de donateur. Je luistert tussen de regels door, toont oprecht begrip en weet ook bij lastige gesprekken de verbinding te behouden.
• Integer en betrouwbaar: Je werkt met privacygevoelige informatie en financiële gegevens. Integriteit is voor jou vanzelfsprekend.
• Communicatieve vaardigheden: Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden in het Nederlands. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende gesprekspartners en weet altijd de juiste toon te raken.
• Resultaatgericht en gestructureerd: Je werkt planmatig, ook in drukke tijden. Je vindt het prettig om taken methodisch af te werken en haalt voldoening uit een up-to-date administratie.
• Luistervaardigheid. Je luistert oprecht naar de donateur, toont begrip en vraagt door.
• Een teamplayer: Je bent een spin in het web en weet goed af te stemmen op je collega’s.