Vier jongens kijken over vluchtelingenkamp in Tsjaad

Fulltime Management Assistent

Voor het team Projecten & Pleitbezorging zijn wij per direct op zoek naar een fulltime Management Assistent.

Wie zijn wij?

Stichting Vluchteling biedt noodhulp aan vluchtelingen en ontheemden in ’s werelds actuele en grootste humanitaire crises. We zorgen voor levensreddende hulp in acute noodsituaties, in langdurige crises of bij wederopbouw. In Nederland geven we voorlichting aan het publiek over het vluchtelingenvraagstuk en noodhulpverlening. Op het kantoor in Den Haag werken 50 medewerkers.

Wat ga jij doen?

 Ondersteunen Hoofd Programma’s en Pleitbezorging:

  • Ondersteuning bij het prioriteren van de werklast het team hoofd, dit door het proactief bijhouden van de agenda, actielijst en het voorbereiden van vergaderingen
  • Efficiënt beheren van complexe agenda’s, inclusief het plannen van afspraken en coördineren van vergaderingen
  • Eerste analyse en opvolging van de belangrijkste data (financieel overzicht, partnerschappen, type hulpverlening, bereikte doelgroep, etc)
  • Uitvoerende ondersteuning aan het hoofd programma’s en zorg voor een soepele dagelijkse gang van zaken op de afdeling

    Afdelingsondersteuning:
  • Ondersteunen bij de communicatie tussen het team en het hoofd programma’s, bijvoorbeeld ook door het opzetten van systemen en processen voor de voorbereiding en follow-up van dergelijke interacties
  • Zorg er samen met het hoofd bedrijfsvoering voor dat alle relevante ISO-documenten up-to-date worden gehouden en dat wijzigingen op de juiste manier worden gecommuniceerd aan en nageleefd door het projectteam
  • Volgen van de voortgang van de jaarplanning van het team
  • Zorgen voor de eerste versies van de maandrapporten
  • Eraan bijdragen dat SharePoint (ons informatiesysteem) georganiseerd en toegankelijk blijft om de soepelere werking van de afdeling te ondersteunen
  • Ondersteunen van HR, door het aanleveren van planningsevaluaties, inzicht geven in werkdruk, taakverdelingen en functieomschrijvingen 


    Ondersteunen bij de planning en vergaderingen:

  • Ervoor zorgen dat het hoofd programma’s goed voorbereid is op opdrachten en vergaderingen
  • Meewerken aan de voorbereiding van planningsprocessen op middellange en lange termijn (zoals jaarplanning, strategische planning)
  • Bijdragen aan effectieve en efficiënte vergaderingen, faciliteren reguliere en strategische teamvergaderingen, agenda’s voorstellen, volg je actiepunten/opvolging door relevante belanghebbenden waar nodig, en zorgen voor de notulen van vergaderingen
  • Coördineren, produceren en distribueren van briefingsnota’s, achtergronddocumenten en/of rapporten, om ervoor te zorgen dat relevante materialen tijdig beschikbaar zijn
  • Onderhouden van een afdelingskalender (inclusief regelmatige bijeenkomsten, trainingen, heidagen, leersessies, jaarplanning en evaluaties, etc.).

Wat breng je mee?

  • Je hebt minimaal enkele jaren werkervaring in een soortgelijke rol, werkervaring binnen een NGO is een pré. Ook ervaring binnen de humanitaire sector is een pré
  • Sterke documentatie-, schrijf-, onderzoeks- en presentatievaardigheden. Bewezen vermogen om notulen en rapporten van vergaderingen voor te bereiden.
  • Je hebt een sterk gevoel voor initiatief en komt indien nodig zelf met voorstellen.
  • Je bent proactief en verbindend, een doener
  • Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels
  • Je durft grenzen te stellen en kunt jezelf goed uitdrukken. Je kunt goed samenwerken en voelt andere teamleden goed aan
  • Je bent integer en betrouwbaar en respecteert de vertrouwelijkheid van informatie en documenten
  • Je bent flexibel, goed georganiseerd, gedetailleerd, hebt het vermogen om te multi-tasken en om verschillende prioriteiten te beheren
  • Je onderschrijft de doelen en waarden van Stichting Vluchteling, je draagt graag bij aan noodhulp voor vluchtelingen en voelt je hierbij betrokken.

Wat bieden wij?

  • Een dynamische functie in een enthousiaste organisatie van zo’n 50 medewerkers, binnen een pro-actief en divers team
  • Een functie waarbinnen je jezelf kunt ontwikkelen en met veel ruimte voor eigen initiatief
  • Een contract voor 12 maanden; met zicht op een nieuwe overeenkomst na afloop
  • Salaris en arbeidsomstandigheden passend bij een non-profitorganisatie, afhankelijk van ervaring en opleiding

REAGEREN

Stuur vóór 15 april 2024 een e-mail met je motivatiebrief en CV naar Benoit de Gryse via solliciteren@vluchteling.nl o.v.v. “Management Assistent”. Uiterlijk 24 april ontvang je een reactie, indien je uitgenodigd wordt voor een gesprek zal dit in de week van 22 april plaatsvinden op ons kantoor.

Wil je meer informatie?  Neem dan tijdens kantooruren (behalve woensdagmiddag) contact op met Benoit de Gryse: 070 346 89 46. Of stuur hem een email met je vraag of met je CV, motivatie en portfolio op solliciteren@vluchteling.nl. 

Stichting Vluchteling
English
sluit